Repito la pregunta del artículo anterior: ¿De qué dependen los resultados de las empresas? De las decisiones: las macro decisiones fijan un norte, las micro decisiones son la ejecución.
En el artículo anterior afirmé que una decisión macro que debería guiar a las empresas es cumplir la promesa que se hace a los clientes.
Las dos promesas típicas de empresas manufactureras son:
- Prometen entrega inmediata.
- Prometen un plazo de entrega.
Ya examiné cómo la promesa 1 se incumple con frecuencia. Y también ofrecí la solución simple de Teoría de Restricciones, que ha tenido una historia larga de éxitos. Es una idea muy simple y se puede automatizar (ver https://fillrate100.com).
La promesa 2, la de entregar a tiempo en el plazo prometido, sin sacrificar calidad, es también de esas promesas que todas las empresas hacen pero pocas cumplen.
Si usted produce a pedido, sabe que debe prometer un plazo de entrega. Y tal vez cumpla esa promesa en un 80%-85% de las ocasiones.
Este era el caso de una empresa en Chile, que facturaba cerca de USD 500 millones al año. En 2008 o 2009 me reuní con el gerente de operaciones y el gerente de producción de esta empresa, para explorar si estarían interesados en lo que tenemos para ofrecer. Después de intercambiar algunos datos, les pregunté si medían la entrega a tiempo, a lo que respondieron que sí. Ellos medían OTIF – On Time In Full y, añadieron, tenían 79.4% en ese indicador, lo que consideraban bueno.
Extrañado, les pregunté por qué lo consideraban bueno. Su respuesta me sorprendió más: «¡porque está muy cerca del 85%, que es el límite teórico!
¿Recuerdan el 94% de fill rate del artículo anterior? Ese límite práctico que no puede mejorarse sin un alto costo, lo que lo hace menos rentable. Ya mostré cómo se puede lograr un fill rate cercano al 100% con menos inventario y menos costo.
Este es también el mismo caso. Más de 85% de OTIF, me explicaron, no es rentable; se puede lograr, pero a un costo demasiado alto.
Como les ofrecía incrementar el OTIF sobre 98% con menores costos, no lo creyeron posible y no seguimos conversando.
Me quiero detener un poco a reflexionar qué significa un 90% o menos de OTIF. Cuando uno declara que tiene una entrega a tiempo de 85%, está diciendo que hay un 15% de probabilidades de atrasarse en el plazo.
La mayoría de las veces, los atrasos provocan grandes perjuicios a los clientes. Son tan grandes que una probabilidad baja de ocurrencia representa un riesgo moderado a alto. Un riesgo que vale la pena mitigar; es decir, si uno elimina ese riesgo, está generando un gran valor al cliente. Esto queda, además, de manifiesto, observando la reacción de los clientes ante los atrasos.
En la práctica, si el daño es apreciable, un 10% o un 40% son similares. Para el cliente son ambas probabilidades demasiado altas. Considere el juego de la ruleta rusa. Si tiene 6 balas, la probabilidad de sobrevivir es 14%. Si tiene 10 balas, baja a 10%. ¿Le parece aceptable el riesgo en el segundo caso? ¿Y si tiene 20 balas?
A mí me parece que la entrega a tiempo es aceptable desde 95%-98% hacia arriba.
¿Por qué las empresas no son capaces de cumplir mejor sus plazos de entrega? Pensemos un poco en esto: tenemos una cola de pedidos, y tenemos una capacidad instalada. En simple, la capacidad se mide en unidades por hora, por lo que la cantidad conocida de los pedidos en cola representa una cantidad de horas bastante exacta, suponiendo que conocemos la capacidad, claro. Y sabiendo cuántas horas diarias trabaja nuestra empresa, ya sabemos cuál es la siguiente fecha que podríamos prometer.
Muchas empresas se equivocan en esa estimación. Debe ser equivocación, porque si prometen las fechas sabiendo que no cumplirán, demuestran total ignorancia respecto de lo que valoran los clientes. ¿Dónde se equivocan? Tenemos solo dos factores para hacer el cálculo de fecha: la carga ya comprometida y la capacidad. La carga comprometida es una cantidad conocida, sin ninguna variabilidad. Solo queda la capacidad.
¿Por qué se equivocan tanto con la capacidad? ¿Acaso no conocen su planta los planificadores? ¿No saben cuántas horas diarias trabajan y qué días son feriados?
La explicación que queda es que la capacidad efectiva de producción de una planta no solo depende de la capacidad instalada. Hay otro factor que incide fuertemente en la capacidad: es el WIP por work in progress, o trabajo en proceso.
Voy a apelar a su intuición. La capacidad de una autopista para «procesar» automóviles se puede medir en la cantidad de autos que pasan por un punto al final de la autopista. Y esta cantidad va a depender de la velocidad promedio de los autos. La cantidad de autos en la autopista es el WIP. Si el WIP es muy poco, la producción también (no importa que los autos puedan ir a máxima velocidad; son pocos autos por hora). Cuando va creciendo el WIP, más autos por kilómetro, la producción también va creciendo, porque la velocidad sigue siendo la máxima, pero ahora son más autos. Si el WIP sigue creciendo, como el último día de vacaciones y todos vuelven al mismo tiempo, sabemos por experiencia que la velocidad promedio es mucho menor, por lo que la producción de autos por hora también es menor.
Es decir, la capacidad de un sistema está determinada por el WIP. Si controlo el WIP, controlo la capacidad.
En el ejemplo de la autopista, si nos organizamos y controlamos la cantidad de autos que ingresan a la autopista, todos llegarían más rápido a destino.
Tenemos ya suficiente información para diseñar la primera micro decisión diaria que hará posible cumplir la promesa de entregar en un plazo.
La micro decisión número 1: decidir qué órdenes de producción deben estar en proceso.
Esto significa también que hemos decidido que el resto de las órdenes van a esperar algunos días. Incluso si el primer recurso queda desocupado…
Como en el artículo anterior, las micro decisiones diarias de la mayoría de las empresas se toman sobre una base equivocada. En la mayoría de las empresas intentan mantener a todos los recursos ocupados, bajo la creencia de que todo tiempo ocioso en la línea de producción es un desperdicio. Y también, lanzan a producción todas las órdenes lo antes posible por la creencia de «mientras antes empiezo, antes termino».
Ambas creencias son falsas. No me voy a extender aquí para demostrarlo, porque hay abundante material para aprender de esto.
La micro decisión número 2: decidir en qué secuencia deben procesarse las órdenes en cada recurso.
Como queremos cumplir el plazo, el criterio primario es la fecha de entrega. Sin embargo, hay varias consideraciones que aconsejan procesar una orden antes que otra, incluso si debe entregarse después. Por eso, necesitamos un sistema simple y robusto que permita decidir a cada persona en la planta qué hacer.
La micro decisión número 3: con el WIP controlado, se puede decidir qué fechas prometer para cumplir siempre.
Sin el control de WIP, no se puede hacer el control de la carga para predecir las fechas. Pero ya establecido, es simple calcular las fechas más probables que se pueden prometer. Estas tres micro decisiones diarias determinan el OTIF de las empresas. Se puede aprender más acerca de los detalles en https://otif100.com.
No se conforme con una entrega a tiempo de menos de 95%: es posible y se logra a un costo menor.
